与信息舒适共处：我的信息极简管理实践
工具傍身，应该如有私人助理一样轻松舒适
本文同步发表于少数派，约 7800 字，建议收藏到 Cubox 后再阅读。😀
2014 年 9 月，我初到少数派发布的第一篇文章是关于 OmniFocus 进阶技巧的；7 年后的今天，我正在使用 Things 最基础的列表功能管理所有待办任务。
这倒不是返璞归真，也不是某种数字理想的破灭。在我刚进入工作的阶段，靠着学习和摸索各种新工具，在工作上确实获得了更快的个人提升，但时间久了，似乎渐渐产生了厌倦，很难再获得和当初一样显著的收益，加上身为创业狗，永远有做不完的事情，对于工具本身的学习变成了奢侈。每次开始新的尝试，一两个月后总会渐渐地回归到最初的状态，留下一地鸡毛。
直到经历多个循环，尝试更理性地回顾，我才渐渐开始思考：那些不容易坚持走下去的路，是否真的适合我？
工具所铺设的道路
我很难长期坚持使用的工具，通常有以下特点。
需悉心维护
很多美好事物的维护成本是天然存在的，这是一个让混乱变成有序的过程。比如搭建一套知识库，创造一个产品，打造一个团队… 这一点是对于个人坚持和经验的考验。
但并非所有的精力投入都有意义。对于工具，当有更多选择的时候，为了实现相近的目标，我会寻找相对最容易维护的那一个。
我从黑莓开始使用 Evernote，但数年后，当自己意识到只在其中做网页的剪藏，一团乱麻，作为笔记工具，它又让我提不起任何写作欲望时，我离开了它。我的外部信息管理现在使用 Cubox（印象笔记也是我们最初开发 Cubox 的动机之一），工作写作使用 Bear，个人记录用 Day One。
Notion 的出现让人眼前一亮，我曾经尝试用它来处理所有个人待办、表格数据、笔记… 团队也用它做过一段时间协作，但实在是难以坚持：团队中每个人都需要学习如何适应这种高度灵活的空间。当体验到飞书的开箱即用、清晰有序后，我们果断抛弃了 Notion，我自己也重新让 All-in-One 的数据再次返回不同应用中，它们各司其职，反而有种长舒一口气的感觉。
Notion 仍然是一款非常棒的工具，只是不适合当下的我。我无法忍受在内容整理上投入过多时间，我有太多不明确的，多变的需求，我还没能学会如何完全自由并且高效率地组织这一切。
类似的经历还有很多，当然也包括了开头那个从 OmniFocus 一路尝试各种 GTD 工具，最后放弃 GTD 只使用 Things 清单的故事。我的工作效率似乎并没有因此有任何下降。
需要澄清的是，是否难以维护，其实和功能的强大与否无关，它只与和我自己需求的契合度有关。Day One 是日记界的标杆，功能很强大，但哪怕我只用最基本的几个功能，它也很适合我。有段时间因为需要方便地自定义 Markdown 的 HTML 导出样式，只因为这一个功能使用了一段时间 Ulysses，体验也非常舒适。近期我在考虑用滴答清单替代 Things，只因为便捷的自然语义输入，而非对其他各种功能模块有需求。
虚幻的正反馈，被创造的需求
我用遍几乎所有习惯养成和追踪 app, 深谙上瘾模型的它们，短期带来的效果非常显著：每天在 Apple Watch 上打上最后一个勾时，很有成就感。但一个月过去后，居然「记住要打勾」这个事情本身都成了一个新的挑战。
最终帮助我养成习惯的不是这些 app，而是心底驱动的真正的热爱。比如寒风里等待几个小时，终于拍摄到一张美景；比如长途骑行，风吹过脸颊时不自觉浮现的微笑… 这些经历本身所能带来的强大反馈比一个勾，一次打卡，一个赞更震撼。
我时常被种草，以为所有数字工具都可以改变自己的生活。但我其实没有睡眠追踪的需求，没有美颜的需求，没有记录喝水的需求，没有记账的必要，甚至没有任何数字社交的欲望… 我花费了很多时间才意识到，并坦然接受这些。
距离 iPhone 3G 的广告 There’s An App For That 过去十多年了，谁想到现今的 App 生态如此繁荣，当年的广告语放在今天，终于可以说是毫不夸张。但，There’s an app for that 并不代表 you need an app for that. 使用某个 App，我没法直接获得它所宣传的魔力，更无法成为和其它使用这个 App 的一样的人。有些 App 就像黑洞，我需要投入时间和精力，以获取一个完全不确定的回报。
寻找理想的数字管理系统
再说回开头那个 GTD 工具的例子，我曾经好奇真大佬们是用什么工具管理事务的，也曾经求教，得到的答案令我恍然大悟：哪有工具和方法，他有自己的私人助理啊！
助理可以确保他不错过任何一个重要的行业信息，可以高度统筹，保障他能在正确的时间出现在正确的场合… 助理就是一个可以自我维护的真人工智能，是使用工具的人，他通过丰富的经验去融合、封装各种可能的方法，最终只提供最高效率的接口给使用者。
联想之前的不想记账这件事，如果你可以轻松地聘用一个很棒的私人财务管家，你还会拒绝吗？
感慨贫穷限制了自己的想象力的同时，我也看到了一个不同的思路：最理想的工具系统，应该不需要费劲心思维护，个人精力应当被最大程度地投入到最重要的事务本身，去创造更高价值。
接着我尝试重新审视自己没能坚持走通的那些道路，并逐渐形成了现在的个人信息管理方式。
以下所有分享仅聚焦于我目前阶段的个人的主观经验，没有干货。（笔者为 Cubox 创始人，工具部分以 Cubox 为主展开，部分配图还原自设计原型。）
我的极简信息管理
之所以称之为「极简」，因为相比于其它方式，它是容易理解的、复杂度较低的。在介绍方式上，我也会尽量用平铺直叙的方式展开，不需要任何复杂的解读。
通常当提到极简主义，无论是现实世界还是数字世界，都常常会提及断舍离。幸运的是，我的个人实践中，不需要刻意执行断舍离。微信朋友圈入口我一直是关闭状态，微博目前也是处于每年更新几条的状态。我似乎天然离所有的社交媒体有距离，维护他们会给我带来太多焦虑和没有意义的沟通，因此我不需要刻意离开，不使用他们是常态，使用它们才是被迫营业。
至于数字世界以外的其它方面，我也尝试过断舍离，但只会给我带来负反馈。我的生活已经足够简单，探索世界反而需要拥抱一切不确定性，无论是物质还是精神。因此断舍离并不适合我，至于如何更轻松自在地生活，我相信有其它很多方式。
数字信息也是一样，大部分信息都是外界的，其实本来就和你无关，为什么需要「断舍离」？更有意义的问题应该是：你要获取和留下什么？
1. 半自动化收集
收集和收藏对我们的意义是什么？我曾写过的这篇《我们需要收藏稍后读吗？》，其中表述了我对于收藏的看法。为什么要把收藏单独拿出来讨论？因为现在每次看到讨论收藏工具、收藏行为的文章时，总会听到不少「收藏无用」的声音。
我们习惯性地给收藏加上「囤积」、「信息仓鼠症」等负面标签，但也忽略了重要的一点：这些词语描述的对象是人，而非工具。
当你在本能地怪罪于工具，习惯性地吐槽一句就离开，其实只是在合理化自己曾经遭遇的挫折，为自己开脱以获得心理慰藉。我们对于收藏的恐惧本质上来自于收藏之后的不作为，而非收藏本身。
你可以做到不收集和收藏吗？几乎不能，因为它无处不在，也是刚需：复制粘贴到笔记是收藏，点击 B 站稍后观看是收藏，发送链接到 todo 应用是收藏，甚至从浏览历史中翻找内容，也是在享受（自动）收藏的某种便利… 任何一个记录工具，无论宣传口号是怎样的，通常都会提供剪藏插件，或涌现三方收集工具，又或是用户本身会用各种方式进行收集，以让信息快速输入和积累到工具中。
基于这一点认识，我是如何有效收集信息的？
我会将信息来源笼统地分为两大类：
稳定来源：这些明确来源的内容，几乎每一篇内容我都会大致看一下，或者至少需要看一下标题和摘要来判断是否要深度阅读，少数派就属于这一类。这部分，以前我是用 RSS 订阅，现在会通过自动化工具和 API 自动转发到 Cubox。
随机来源：这些通常是散落各处的，可能会随时看到的内容，这部分必须使用手动收藏来进行过滤。Cubox 作为我的外部信息中枢，我主要使用：微信助手转发、浏览器&系统共享扩展、Mac 系统助手快捷键。这些收集工具我们设计时就希望能不去打断当前的工作。因此 Cubox 每个平台都设计了非常多可选的收集方式：收藏并编辑、深度抓取收藏、快速收藏...
这两种方式的「半自动化」组合，让我可以对于确定的来源减少信息错过的可能，有稳定的自动输入也免去了切换不同 App 的麻烦。同时，我可以让 Cubox 中的内容噪音控制到最小：相比无论新闻客户端还是 RSS 阅读器，我都不需要做大量的筛选，只有少部分不想看的，可以直接滑动归档。
一站式、半自动化、低噪音，这是一个更易维护的信息收集方式，替代了我之前的 RSS 阅读器 + Pocket + 笔记插件/粘贴的方式。
2. 拥抱「稍后不读」
收藏还有一点最容易被诟病：收藏稍后读似乎意味着必须要阅读，一旦我无法清空阅读列表中所有内容时，会产生各种怀疑和沮丧情绪。
我们不知不觉地把稍后阅读，用成了 todo 了。
在日常工作生活中，我们要做的决策已经够多了，而决定是否要收集，决定是否要阅读，不如更多地交给直觉，不要和自己抗争：真正感兴趣的，需要用的内容，你自然会阅读，如果一个曾经收藏过的内容，你在阅读工具中再看到标题时已经失去了兴趣，不如直接跳过，一键归档。若是以后再想读，可以去归档中重新找回。
这种方式当然会错过很多信息，但那又怎样？我设定的目标是「要获取和留下什么」，而非「不要错过什么」。
如果把收集动作当作一次对于海量信息的过滤，那么我的「开始阅读」其实是第二次筛选。利用好大脑的这个本能，反而整体效率会提升：同样有限的时间内，我阅读的内容价值更高了，愉悦感也更强。
对于那些真正不能够错过的内容，应该怎么处理？我会在阅读工具中创建一个独立的 todo 管理列表，比如使用 Cubox 的星标功能，定期处理其中的内容。这样收集箱里的内容阅读，对我来说就并不是必须完成的任务。
在一个生机勃勃的自然环境中，无论多么用心地维护，田地里不生长一点杂草是不可能的。但只要杂草没有影响正常庄稼的生长，则应该完全可以接受。
信息也是一样：即使纳入了自己的私人系统，所有信息的价值也是一直在变化的，我们不必追求完美，而应该认可它是一个灵活多变，乱中有序的组织，并专注在你希望收获的庄稼上。
3. 给未来的自己留下便签
阅读是为了向大脑输入营养，但即使我能坚持到阅读完成，并获得了一些新知，在没有任何外力介入的情况下，可能两天后我就会忘记得一干二净。
记忆是不可靠的，我们需要时不时回顾曾经看过的内容，不仅仅是为加深印象，更重要的是可以持续在一个想法上进行思考，以产生更多的认识。
「回顾」通常有两个挑战让我难以长期维持：
无法主动回顾：还是那个懒惰的问题，我好不容易完成了一篇阅读，下次能不能再打开看，就只能随缘了；
不知如何回顾：不是所有内容都需要回顾的，那么阅读完成后，怎么在下一次判断「要不要回顾」？我没有办法通过标题（特别是标题党内容）来确认这个内容的价值，除非我在第一次阅读完成后，在卡片上写下了详细的摘要，或者将它移动到了一个「必须回顾」的收藏夹中。幻想着依赖自己的自制力完成回顾是非常难的。
我尝试使用 Cubox 的「标注」来同时优化这两个问题：
首先，标注行为是在阅读的时候进行的，而不是阅读完成特意去进行的，因此动作成本也非常低，对于重点内容只需要划线高亮即可，少部分可以顺手写下一些想法笔记。标注类似于阅读纸质书籍时的马克笔动作。
标注过程也是一个「立即回顾」的过程：划线的时候，我们本能地会多看几遍这段让我们深有感触的文字，来决定要标记哪一部分。
其次，一篇内容最终是否有留下标注，已经天然地产生了「是否要回顾」这个属性。至少标注过的，是大概率有回顾意义的内容，因此你可以直接开始下一篇阅读，而不是需要停下来为以后的回顾单独做处理。
更棒的是，我们的下一次回顾不再需要借由无法判断价值的文章标题开始，而是可以用高价值的段落文字本身作为入口：曾经让你有感触的语句，下次更容易激发你的阅读兴趣，通过这个标注，再去考虑阅读完整的这一篇文章。
Cubox 非常在乎每段话的上下文语境，因为回顾的目标不是有口头的谈资，而是真正获得知识，这种情况下，断章取义并不可取。无论在 Apple Watch、iPhone、iPad，无论是消息通知，还是小组件，都可以通过高亮的回顾，直接点击进入完整的文章阅读。
当我通过多次回顾，认为我已经不需要再看这个内容后，我会直接归档整个文章，它的标注信息会被完整保留下来，防止之后又有需要使用。
如果我有大块的时间，我会直接进入 Cubox 的标注透视列表，主动浏览，做回顾、阅读、笔记、归档等处理。（Cubox 的标注卡片未来会支持更丰富的独立管理能力。）
有了标注能力，对于很多原来优先考虑剪藏的片段，可以改为优先选择直接保存完整页面，再通过标注的形式来形成更高价值的，新的颗粒度卡片。这些卡片和原文的关联，比独立的片段更有价值。
最后一点，标注中的笔记内容，可能承担了很多原本需要在标签中单独标记的关键词，通过标注的搜索功能，我也可以通过文中从未出现过的关键词，来定位到这篇文章本身了。信息的查找、发现因此多了一种可能。
直接用高价值内容激发回顾兴趣，完整提供不脱离语境的上下文，随时随地提供自定义的高信噪比提醒，让回顾渐渐成为了一个自然而然的事情。
4. 用碎片化的方式消解碎片
这听起来和我们之前一直倡导的「去碎片化」有些矛盾。我不太喜欢用碎片化的时间处理信息和工作，相比用手机处理各种信息，我更喜欢正襟危坐在一个固定的环境下进行。
但实际上，碎片化时间的价值也不能一概而论。如果我刚好有 3 分钟，可以看一篇 3 分钟内可以阅读完的新闻，这个时间是完全值得利用的。借助无论是时间转换，空间转换，精力转换，至少你都可以在自己愿意阅读的时候，随时开启一个相对确定的阅读，而不是被迫在其它情景下手忙脚乱。
比如我在工作的时候，朋友发来一篇微信文章推荐，我不确定要多久才能阅读完，虽然手头的工作可以停下来，但还有很多重要的事情要做。这时候我会转发给 Cubox，下班回家的地铁上再打开 Cubox 直接开始阅读。同样是碎片时间，但后者至少是符合我心理预期的，确定可用的时间。
我会用 Cubox 的通知 + 小组件功能来回顾或开始一篇随机阅读。在方便阅读的时间范围内，设置推送 5 个回顾，看到的时候我会从中挑选要进入阅读的。另外，我会直接阅读小组件中的内容推荐，并根据预估时间来判断是否要阅读这一篇，还是重新选择另一篇。
通知和组件，都是一种独立于 App 之外，相对随机的方式。这种方式非常适合合理利用碎片时间。通知很强势，但我们可以控制要推送的时间段；小组件没有干扰，我们哪怕看到也可以不阅读，读不读都不会有压力。
利用可用的碎片时间，去看一些当下最方便阅读的内容。当下次主动打开 Cubox 列表的时候，发现我自己原来已经完成了如此多的阅读。
5. 佛系整理
整理可以算得上是大部分笔记用户最头疼的步骤。虽然我认可整理信息的过程，可以帮助我们重新审视整个系统，整理过程本身是有价值的，价值依然体现在「从混乱到有序」上。但就我自己而言，有很多时间都花费在了维护格式、重构结构、考虑如何分类...
数字世界的整理不像现实世界那样简单，只需要分门别类放置即可。数字的能力给了我们太多的选择，你可以分类，可以嵌套分类，可以用标签搭建网状结构，可以用双向链接，深度链接来关联内容，甚至内容本身都是可以自由组织段落、目录、引用…
我一直希望能有办法消解以上大部分的整理方式。通过尝试我意识到，至少对于管理「互联网外部信息」，这是完全可行的。
这个整理方式概括下来为：半自动化+少分类或标签+不整理详情。
半自动化
使用智能列表提前设置好要分类的类别。文章具有一些显著的属性，比如来源网址、是否阅读、关键词… 通过它们的组合，我可以提前设置好比如：微信未读文章、设计文章、电影书籍… 这样所有需要分类需求的 70% 都可以照顾到了。
少分类或标签
手动分类和标签本来是用来维护收集的信息的，但我常常需要花时间在维护分类和标签本身。因此现在我只会将上一步半自动化无法处理好的部分，进行明确的按照功能分类和标签标记，比如分类 Cubox 工作相关的：运营、产品… 服务于流程的：已读（没理解需要再读的）、待写作的…
为了让整个系统易于维护，我只会偶尔将内容移动到收藏夹。
标签则是在这个基础上进行临时的标记，一方面服务于智能列表，有些关键词无法直接体现在标题描述，甚至正文全文中；另一方面相对轻松地为未来的结构打下基本框架。
我会在乎收藏夹的精确结构，但目前不会非常关注标签的结构，也不会在乎智能列表的筛选精确度。
关于标签有必要多说一点，它是一个非常强大的工具，能够搭建的信息结构非常灵活多样，但它未必适合所有人。标签容易让一部分人陷入需要花费大量时间整理的陷阱。在标签使用过程中需要明确自己希望标签如何服务于我们：为了灵活的网状结构，为了建立连接？为了方便搜索？为了分类？还是为了便捷的输入标记信息？其中很多问题不一定非要通过标签才能实现，找到最适合自己的。我所偏好的标签系统应该是能容纳模糊和冗余的，并且最好不完全由用户自己维护。
不整理详情
阅读类应用和笔记应用的一个最大区别是信息结构。Cubox 目前的卡片结构不支持直接编辑文章内容，只需要维护好一张张卡片就可以，不需要在乎卡片内部组织、标题等等，所有文章都是算法自动抓取和排版好的。
倘若需要进行段落编辑，通常是要笔记写作，除了直接用标注高亮和笔记的方式直接在 Cubox 中留下新的卡片，我还会用自定义导出功能，一键按照所需格式导出到 Bear 或其他笔记工具。减少样式编辑的可能性也是我选择 Bear 而非印象笔记或其他笔记作为写作工具的原因。
👆Cubox 根据不同需求自定义导出到其它应用
对内容本身的编辑是有非常多种明确需求的，我期待有天 Cubox 会用不同于笔记的方式呈现，比如合并、拆分、主题集合、可视化…
总之，当我失去了一些自由的同时，也获得了另一种新的自由：整理更轻松。
6. 忘记流程
收集、阅读、标注、整理、分享… 我之前所遭遇的大部分问题，都出自对于每个流程的刻板认识上。我们收集不只是为了防止忘记，我们阅读和标注不只是为了在工具中留下印记，我们整理也不只是为了让一切表相变得完美繁荣。
真实的使用场景是灵活多变的：我们在收集的时候可能需要马上阅读或记录想法，我们希望在原网页中阅读时需要直接进行标注，我们在收集时希望直接分享其中已经看到的精彩片段，我们在回顾的时候，可能需要对部分片段进行加工并重新收集…
因此，虽然上面说了种种在某个流程下的管理方式，但为了更好地服务最终目标，其实流程顺序并没有那么重要，最理想的情况下，流程之间不应该是割裂的，而应该应该让不同流程融合，像私人助理一样，因地制宜地提供必要协助，这是一种组合工具后的工具，是更高维度的「服务」。
🧑💻 Cubox 目前无法在这些方面都提供非常棒的支持，正在努力中
放下焦虑，向目标推进
上文提到的一切，背后都有一个共同的主旨：将精力更多地专注在「我要获得什么」上，而去刻意地放任对于其他方面的容忍度，减少执念，就会在整个信息管理流程上，和对于整个系统的长期维护上，拿回更多自由。这是一种可以抵抗焦虑的自由。
请不要误会，我没有推崇任何的不管理，或随心所欲，而是我希望相对正确地认识什么是「信息管理」。我们做信息管理的目的，是掌控一部分需要的信息，并发挥它们的效能和价值。这个过程的主体是人，工具和技术是支持。
前两天读到这篇翻阅外公的活页笔记本，我对双向链接与卢曼笔记法感触更深了，感触颇深，一个多么平凡而精彩的「有延续性」的系统！我们常常手持各种先进的数字工具，但在真实的成效产出上，也许还比不上一本纸质笔记本。
代码执行的效率太高了，高过最强的大脑，数字工具可以随时提供给你足够多的信息，但是不要误以为你需要对所有的信息做出反应，也不要尝试去充分发挥工具的所有可能性。
我会提醒自己，不要随时判断、试图管理一切。管理好自己的欲望，专注在当下。尽管不完美，我至少可以在在混乱中保持前进，去追求更重要的事情，也许最理想的状态会在这个过程中逐渐浮出水面。
工具傍身，应该如有私人助理一样轻松舒适。
这是我所理解的，一种朴素的「信息极简」。